• Top_kalenda_underside_DK

Kalenda – tid til det vigtige

Kan I effektivisere jeres arbejdsplanlægning?

Ja, med Kalenda er alt samlet i et online planlægningsprogram; Kalenda kan erstatte lister, notesbøger, beskeder på opslagstavler og i stedet skabe et hurtigt overblik  til alle slags virksomheder. Den store kabale med at få medarbejderstaben og vikarplanlægningen til at gå op i en højere enhed hjælpes godt på vej med dette værktøj. Du kan også planlægge møder og samle kontaktoplysninger på alle medarbejdere i systemet, plus have alle sammentællinger af fleks, sygdom, ferie, overarbejde osv.

”Kalenda aflaster os – der er ingen tvivl om, at vi sparer tid ved at bruge det til planlægning” siger Tina Lauritsen, leder af Babuska i Skanderborg.


Fakta om Kalenda:

Overblik via kalender og uge skema.

– Lav hurtigt optimale skemaer efter medarbejder normer, samtidig med du har overblik over antal børnetimer og kontortid.

– Kontaktoplysninger og skema på alle medarbejdere og vikarer; Kalenda ved præcis hvilken medarbejder eller vikar, der er ledig, på lige netop det tidspunkt du efterspørger.

– Sender forespørgsler og modtager automatisk SMS’er fra vikarer.

– Simpelt farvekodesystem, der giver overblik over behov og møder.

– Alle sammentællinger af vikartimer, medarbejderes sygdom, fleks, overarbejde, kursus osv. Slip for papirbunken!

 

sammentælling


Hvordan fungerer Kalenda?

Kalenda er et brugervenligt program, som alle kan bruge. Du får kalenderoverblik og kan se, hvornår der er brug for en vikar. Systemet kan bruges som medarbejderkartotek med kontaktoplysninger på alle vikarer og medarbejdere. Her kan de enkelte medarbejdere og vikarer oplyse, hvilke tidspunkter og dage, de er ledige og kan arbejde, eller bare lige træde ind og tage et par ekstra timer.

Systemet kan dermed let identificere hvem der er ledig til det tidspunkt, hvor du har brug for dem. Derefter kan du lade systemet kontakte vikaren med en forespørgsel. Det automatiske system kan hjælpe dig med at spare tid, du slipper for utallige opkald ved akut sygdom, du kan sende SMS afsted på engang til alle der er ledige i tidsrummet. Derefter et det først til mølle princippet og den vikar der svare hurtigst tilbage på SMS’en bliver automatisk booket ind på vagten, de andre vikarer der ikke nåede at svare først, får automatisk en besked tilbage at vagten er gået til anden side.

vikarbehov

 

 

Hvem kan bruge Kalenda? (Og nej du behøver ikke bruge vikarer for at få glæde af Kalenda)

Kalenda kan også bruges af virksomheder, der ikke bruger vikarer. Bl.a. store og små daginstitutioner bruger Kalenda indtil videre. Du kan bruge Kalenda til vagtplanlægning, skemaplanlægning og mødeplanlægning.

 

Med det simple kalenderværktøj, kan du for eksempel se et ugeoverblik med indbyggede farvekoder for kategorierne: udækket vikarbehov (rød), vikarbehov, hvor der er adspurgt en vikar (gul), dækket vikarbehov (grøn), samt møde (blå).


 

Skemalægning, hurtigt og nemt

Som leder sidder du med vagtplanlægning og skal få mange timerne til at gå op, med Kalenda bliver du fri for at regner time antallet ud, da Kalenda gør det for dig. Hvis tallet lyser rødt er der noget galt, før musen henover og se, måske passer timerne ikke med medarbejderens normering.

skema

 

Og du kan have alle de rullende fredage eller mandage du har lyst til. Kalenda klarer det 😉

 

Kontakt os gerne hvis du har specifikke forespørgsler til dit planlægningssoftware.