Databehandler/Dataansvarlig
Som IT-virksomhed er vi databehandler på behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler efter instruks fra vores kunder i forbindelse med aftaler om vores services og ydelser, varetagelse af vores legitime interesser og opfyldelse af lovgivning om hvidvask og bogføring.
Vi kan også være dataansvarlig på behandling af de personoplysninger, som vi får i forbindelse med kontakt og samarbejde med vores kunder, varetagelse af vores legitime interesser og opfyldelse af lovgivning om hvidvask og bogføring.
Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os,
Greenbyte ApS, Bjerrevej 95, 8700 Horsens, CVR-nr.: DK29412448,
via mail info@greenbyte.dk eller telefonnr. +4570277047.
Vi respekterer dit privatliv online og gør vores bedste for at passe på dine private oplysninger. Derfor har vi for eksempel netop valgt at begrænse personfølsomme data i Kalenda og Vidnesbyrdsystem så meget som muligt og i så fald kryptere dem.
Behandling af personoplysninger sker i henhold til Databeskyttelsesforordningen og kan være baseret på enten en instruks fra den dataansvarlige eller dit samtykke overfor os.
Et samtykke om behandling af personoplysninger afgivet overfor os kan du til enhver tid trække tilbage, fordi du ikke er forpligtet til at afgive personoplysninger, men personoplysningerne er en forudsætning for vores samarbejde.
Vi indsamler aldrig personoplysninger uden instruks fra en dataansvarlig eller uden, at du har givet os disse oplysninger ved registrering eller aftaler om for eksempel prøveperioder og køb. Her indsamles typisk oplysninger om navn, telefonnummer, adresse, postnummer, e-mail.
Behandlingsaktiviteter/Cookies:
Cookies er små filer, der med din accept placeres på din computer eller mobiltelefon, når du bruger vores hjemmesider, ydelser og services. Cookies hjælper med at:
- Forbedre din oplevelse af vores hjemmeside
- Få avancerede funktioner på hjemmesiden til at virke
- Øge hastigheden på hjemmesiden
- Styrke sikkerheden på hjemmesiden
- Udvikle vores hjemmeside løbende og generelt til fordel for dig
- Højne den teknisk funktionalitet, så vi kan huske dine præferencer
- Give os information til intern statistik med henblik på markedsføring.
Vi anvender ikke cookies til:
- At indsamle personligt identificerbare oplysninger
- At samle følsomme oplysninger
- At videregive personligt identificerbare data til tredjepart.
Generelt om cookies:
Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder, men de fornyes efter accept ved hvert besøg på vores hjemmeside.
Cookies slettes som beskrevet i vejledningen her: http://www.minecookies.org/cookiehandtering
Hvis du ikke ønsker at modtage cookies, kan du blokere dem som beskrevet i vejledningen her: http://www.minecookies.org/cookiehandtering
Du kan altid ændre dine registreringer i forhold til cookies på vores hjemmeside.
Kommunikation med potentielle kunder
Når du har spørgsmål eller bemærkninger, eller ønsker at høre mere om vores ydelser eller services, så kan du kontakte os via:
- Kontaktformular
- Telefon
Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig for svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.
Vi vil normalt behandle følgende almindelige oplysninger: Navn, e-mail og telefonnummer.
Vi sletter vores kommunikation med dig, hvis du ikke ønsker at blive kunde hos os.
Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette ske efter regler og love og med din accept.
Eksisterende kunder
Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelser og services leveres korrekt. Herigennem kan vi ofte behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.
Det vil ske efter samtykke/aftale eller instruks fra den dataansvarlige.
Nyhedsbrev
Vi har et nyhedsbrev, som du frivilligt kan tilmelde dig og i øvrigt altid også kan framelde dig igen.
Formålet med nyhedsbrevet er at formidle ny information og markedsføring om Greenbyte ApS og vores aktiviteter.
Vi behandler dine personoplysninger, det vil sige din mailadresse, i forbindelse med nyhedsbrevet ud fra Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.
Vi bruger dine personoplysninger så længe, at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, så stopper vi også med at sende det til dig.
Ved framelding af nyhedsbrevet så gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt på grund af forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens Spamforbuddet Vejledning fra 2018, afsnit 11.3.
Dine personoplysninger, du har afgivet i forbindelse med tilmelding til nyhedsbrev, behandles og opbevares umiddelbart i op til tre år fra, at det seneste nyhedsbrev er afsendt.
Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. Bogføringsloven i minimum 5 år efter, at regnskabsåret er afsluttet. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse og ydelsesbeskrivelse.
Baggrunden for vores behandling af personoplysninger i bogføringen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra.
Der kan i nogle tilfælde ske videregivelse af personoplysningerne til offentlige myndigheder. Eksempelvis i forbindelse med indrapportering til Skat og i forbindelse med revision.
Databehandlere
Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.
Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring. Det gælder for eksempel:
- Den amerikansk ejede koncern Amazon opbevarer data i Tyskland i et datacenter ejet af et datterselskab i Luxembourg, Amazon Web Service EMEA SARL, virksomhedsnummer B186284.
Amazon Web Service kan afgive oplysninger til myndigheder i tredjelande, hvis Amazon Web Service bliver anmodet om det. Der er mellem Amazon Web Service og Greenbyte ApS en standard contractual clause (SCC) om mulige tredjelandsoverførsler ud fra det nyeste grundlag fra EU.
- Netip A/S, cvr nr. DK25242947, opbevarer data i Danmark.
Eksterne leverandører kan have underleverandører/underdatabehandlere.
Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, leverandører og deres mulige underleverandører, der alle må garantere, at dine personoplysninger er beskyttede.
Vi indgår derfor aftaler om beskyttelse af personoplysninger med virksomheder/databehandlere, der håndterer dine personoplysninger på vores vegne med høj sikkerhed.
Videregivelse af personoplysninger
Personoplysninger behandles og afgives ikke til tredjepart, medmindre
- du selv giver tilsagn hertil
- vi handler efter instruks fra en dataansvarlig
- lovgivning og retsligt grundlag kræver det, eller
- vi har en legitim interesse i behandlingen og afgivelsen.
Profilering og automatiserede afgørelser
Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.
Overførsler til tredjelande
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, og data bliver normalt opbevaret i EU/EØS, hvor databehandlere og data er omfattet af EU’s Databeskyttelsesforordning.
I nogle tilfælde kan det ikke være muligt, og her kan det blive aktuelt at benytte databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse databehandlere beskytter dine personoplysninger passende efter vores vurdering. Vi henviser blandt andet til bemærkningerne ovenfor om underdatabehandleren Amazon Web Service.
På baggrund af blandt andet domme og kendelser i tredjelande kan data undtagelsesvist blive sendt udenfor EU/EØS.
Behandlingssikkerhed
Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger og har på baggrund heraf indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge beskyttelsen af personoplysninger.
Vores medarbejdere bliver holdt opdaterede om GDPR løbende, så de er opmærksomme på at beskytte dine oplysninger. Og medarbejderne har tavshedspligt i forhold til oplysninger, de får kendskab til gennem deres arbejde hos os.
Tidsrum for opbevaring
Dine personoplysninger som kunde opbevares i udgangspunktet i fem år fra udgangen af det år, aftalens ophører, jf. også hensyntagen til Bogføringslovens bestemmelser som beskrevet tidligere.
Rettigheder for de registrerede
Du har efter Databeskyttelsesforordningen rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os via mail info@greenbyte.dk eller telefonnr. +4570277047, så vi kan hjælpe dig med at varetage dine rettigheder:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
- Tilbagetrækning af samtykke
Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
- Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.